איך לזמן פגישות באמצעות ה- Outlook בצורה כזאת שכל המשתתפים ידעו על הפגישה ויתוזכרו, ולהימנע ממקרים לא נעימים בהם משתתפים בפגישה יטענו כי לא קיבלו עדכון לגבי הפגישה או זימון?
להלן כמה עצות שיעזרו לך בתור מזמן הפגישה או המוזמן אליה:
השב לזימון
בחר באפשרות דחה / קבל / קבל כלא סופי (טנטטיבי)/ הצע מועד חדש. תגובה לזימון תגרום לכך שהפגישה תופיע בלוח השנה שלך ולא תיעלם, גם אם תמחק את הודעת הדואר האלקטרוני שבה הגיע הזימון.
גם כאשר נשלחת אליך הודעת עדכון בקשר לפגישה חשוב להגיב, כדי שהעדכון ייכנס ללוח השנה שלך ולא ייעלם גם אם תמחק את הודעת הדוא"ל שבה הגיע העדכון.
בחר באפשרות דחה / קבל / קבל כלא סופי (טנטטיבי)/ הצע מועד חדש. תגובה לזימון תגרום לכך שהפגישה תופיע בלוח השנה שלך ולא תיעלם, גם אם תמחק את הודעת הדואר האלקטרוני שבה הגיע הזימון.
גם כאשר נשלחת אליך הודעת עדכון בקשר לפגישה חשוב להגיב, כדי שהעדכון ייכנס ללוח השנה שלך ולא ייעלם גם אם תמחק את הודעת הדוא"ל שבה הגיע העדכון.
הגדר מי משיב לזימון
חשוב שיהיה מישהו קבוע שמגיב לזימונים שלך. אם לזימון שקיבלת יגיב יותר מאדם אחד, מזמן הפגישה עלול לא לראות את התגובה בחלונית המעקב שלו.
חשוב שיהיה מישהו קבוע שמגיב לזימונים שלך. אם לזימון שקיבלת יגיב יותר מאדם אחד, מזמן הפגישה עלול לא לראות את התגובה בחלונית המעקב שלו.
השב לזימונים מתוך תיבת הדואר הנכנס ולא מתוך לוח השנה
רצוי להגיב לזימונים דרך תיבת הדואר הנכנס, כדי לא ליצור מצב שבו תתקל שוב בזימון בתיבת הדואר הנכנס שלך, תמחק אותו או תגיב אחרת מכיוון שלא תראה את התגובה הקודמת שלך.
רצוי להגיב לזימונים דרך תיבת הדואר הנכנס, כדי לא ליצור מצב שבו תתקל שוב בזימון בתיבת הדואר הנכנס שלך, תמחק אותו או תגיב אחרת מכיוון שלא תראה את התגובה הקודמת שלך.
במקרה של ביטול פגישה – הסר אותה מלוח השנה
אם תקבל הודעה על ביטול הפגישה, יש ללחוץ בהודעה זו על "הסר מלוח השנה". מחיקה של ההודעה על הביטול מתיבת הדואר לא תגרום לביטול הפגישה בלוח השנה שלך.
אם תקבל הודעה על ביטול הפגישה, יש ללחוץ בהודעה זו על "הסר מלוח השנה". מחיקה של ההודעה על הביטול מתיבת הדואר לא תגרום לביטול הפגישה בלוח השנה שלך.
במקרה שהינך עובד בשתי עמדות שונות– דאג תמיד לעדכן את הפגישות בשתי העמדות. אם אתה עובד על Server שונה בכל עמדה, עדכון בעמדה אחת לא יעדכן גם בשניה. לכן, אל תמחק מתיבת הדואר שלך את הזימון שקיבלת. דאג לקבל אותו בשתי העמדות.
היכן לכתוב הערות הקשורות לפגישה?
אל תכתוב הערות הקשורות לפגישה בתוך הזימון שקיבלת שמופיע בלוח השנה. אם מזמן הפגישה ישלח עדכון בקשר לפגישה, כל מה שכתבת ייעלם! הערות הקשורות לפגישה יש לרשום במסמך אחר.
אל תכתוב הערות הקשורות לפגישה בתוך הזימון שקיבלת שמופיע בלוח השנה. אם מזמן הפגישה ישלח עדכון בקשר לפגישה, כל מה שכתבת ייעלם! הערות הקשורות לפגישה יש לרשום במסמך אחר.
עצות למזמן הפגישה:
כל עדכון יש לשלוח לכל המשתתפים.
ביטול פגישה ייעשה על ידי מחיקת הפגישה מלוח השנה ושליחת עדכון לכל המשתתפים.
ביטול פגישה מחזורית
כאשר מסתיימת פגישה שהתקיימה באופן מחזורי, יש להיכנס לפגישה המחזורית, לבחור תאריך סיום ולשלוח עדכון על כך לכל המשתתפים. בצורה זו כל המשתתפים יקבלו עדכון לתאריך הסיום ויפסיקו לקבל זימונים לפגישות הבאות מבלי שיימחקו הפגישות הקודמות. אם תשלח הודעת ביטול פגישה רגילה, בלי לעדכן את תאריך הסיום, כל המופעים הקודמים של הפגישות יימחקו לכל המשתתפים.
כאשר מסתיימת פגישה שהתקיימה באופן מחזורי, יש להיכנס לפגישה המחזורית, לבחור תאריך סיום ולשלוח עדכון על כך לכל המשתתפים. בצורה זו כל המשתתפים יקבלו עדכון לתאריך הסיום ויפסיקו לקבל זימונים לפגישות הבאות מבלי שיימחקו הפגישות הקודמות. אם תשלח הודעת ביטול פגישה רגילה, בלי לעדכן את תאריך הסיום, כל המופעים הקודמים של הפגישות יימחקו לכל המשתתפים.
שים לב לרשימות תפוצה!!!
כאשר אתה שולח לרשימת תפוצה זימון או עדכון לגבי פגישה, שים לב מי חבר ברשימת תפוצה זו. הסר אנשים שלא אמורים לקבל את הזימון.
כאשר אתה שולח לרשימת תפוצה זימון או עדכון לגבי פגישה, שים לב מי חבר ברשימת תפוצה זו. הסר אנשים שלא אמורים לקבל את הזימון.
פתח את הודעות התגובה לפגישה
חשוב מאד לפתוח כל תשובה (אישור/ דחייה / קבלה כלא סופי/ הצעת מועד אחר) שהתקבלה לגבי פגישה. בהודעת התשובה יכולות להופיע גם הערות חשובות של המוזמן שחשוב שתתייחס אליהן.
חשוב מאד לפתוח כל תשובה (אישור/ דחייה / קבלה כלא סופי/ הצעת מועד אחר) שהתקבלה לגבי פגישה. בהודעת התשובה יכולות להופיע גם הערות חשובות של המוזמן שחשוב שתתייחס אליהן.
זכור כי ארגון פגישות הוא נושא מאד עדין ורגיש ועליך להיות עירני ולנהל מעקב אחרי כל מי שמקבל את העדכונים שלך.
0 תגובות